Productivitatea, eficienta si creativitatea la locul de munca depind in mare masura de felul in care este organizat biroul. Mediul in care iti desfasori activitatea isi pune negresit amprenta pe rezultatele muncii tale, iar daca iti doresti sa duci toate proiectele la bun sfarsit, organizarea este, in mod cert, cheia.
In functie de jobul pe care il ai, organizarea poate fi simplu de facut, sau poate presupune lucruri mai complicate. Desi nevoile difera, principiile sunt aproximativ aceleasi indiferent de activitatea ta. Iti vom arata ce ai de facut si de ce lucruri ai nevoie pentru ca biroul tau sa iti permita sa devii o adevarata masinarie a eficientei.
Cum reusesti sa pastrezi un birou curat si ordonat?
Daca vrei sa ai un birou curat si ordonat, trebuie doar sa iti achizitionezi produsee de papetarie si birotica pentru organizare, dar si sa ai niste reguli si obiceiuri in aceasta privinta. Un birou organizat presupune ca mereu sa ai un loc pentru fiecare lucru si sa pui la loc fiecare obiect dupa ce l-ai folosit.
Un prim lucru pe care ar trebui sa-l faci este sa arunci toate obiectele care nu iti mai folosesc si care ocupa spatiul in mod inutil. Tine minte ca nu este suficient sa ordonezi actele, dosarele si obiectele din birou o data pe saptamana sau o data pe luna. Acesta trebuie sa fie un obicei zilnic si de la care sa nu te abati niciodata.
Un alt lucru important pentru un birou ordonat si curat este cel legat de cumparaturile atent facute. Gandeste-te daca ai cu adevarat nevoie de anumite lucruri inainte sa le cumperi, asa incat sa nu ajunga sa ocupe loc pe masa ta de lucru fara sa-ti aduca, de fapt, niciun beneficiu. Nu toate gadgeturile de birou sunt cu adevarat utile, asa ca cel mai bine este sa cantaresti fiecare achizitie, in felul acesta vei face si economie de spatiu, dar si de resurse financiare.
Felul in care este organizat biroul tau iti dicteaza ziua de lucru. Cu cat este mai curat, cu atat mai repede vei lucra. Vei avea mereu la indemana lucrurile de care ai nevoie, vei sti exact unde sunt anumite acte si nu vei mai pierde timp cautandu-le, si nu iti vei simti mintea incarcata din cauza vrafurilor de hartii de pe masa.
Ce obiecte nu trebuie sa ne lipseasca de pe birou?
Doteaza-ti biroul cu spatii de depozitare – rollbox cu sertare, bibliorafturi, mape, dosare, dar si tavi pentru organizare. Acestea sunt doar cateva dintre lucrurile absolut necesare, insa totul depinde de jobul pe care il ai si de lucrurile de care ai nevoie in mod curent. In vreme ce pentru un programator este suficient un laptop, un arhitect, de pilda, va avea nevoie de mult mai multe obiecte pe masa de lucru.
Putine mai sunt joburile in care nu este nevoie de un computer, asa ca primul lucru care nu trebuie sa lipseasca de pe birou este chiar acest obiect – computerul sau laptopul. O agenda este si ea absolut necesara pentru a nota ce este de facut intr-o anumita zi si pentru a pune ordine in activitati. Post-it-urile sunt si ele foarte utile pentru a-ti reaminti detalii care ar putea sa-ti scape.
Biroul trebuie ordonat in asa fel incat sa se gaseasca pe el doar lucrurile pe care le folosesti in mod curent. Ce folosesti mai rar poate sa stea in rollbox sau intr-un dulap, in asa fel incat sa nu iti aglomereze inutil masa. Principiul dupa care trebuie sa te ghidezi este ca pe masa sa se gaseasca doar strictul necesar.
Cum organizam documentele importante?
O organizare riguroasa a documentelor te va ajuta sa le gasesti in timp record atunci cand ai nevoie de ele. Iata de ce ai nevoie si ce reguli ar trebui sa urmezi:
- Dosare cu sina sau dosare plic si folii din plastic – pentru fiecare categorie de documente, foloseste cate un dosar, scrie pe el ce acte sunt acolo – contract si acte aditionale pentru clienti, furnizori, facturi pentru diverse servicii etc.
- Bibliorafturi – extrem de utile pentru ca te ajuta sa pastrezi si sa gasesti usor actele importante. De pilda, daca intr-un dosar ai actele pentru un an, dosarele le asezi in biblioraft si ai siguranta ca acolo gasesti toate documentele si informatiile despre un anumit client, furnizor sau alt tip de partener.
- Spatii de depozitare – in ele trebuie sa intre bibliorafturile si sunt indispensabile intr-un spatiu de lucru bine organizat.
Pentru a organiza actele importante mai ai nevoie si de un capsator, perforator, agrafe de birou asa incat contractele care cuprind mai mult de o pagina sa fie capsate si abia apoi asezate la locul lor.
Un alt aspect de luat in calcul este alegerea unui loc pentru fiecare categorie de documente – pe un raft stau contractele cu clientii, pe un alt raft cele cu furnizorii, pe altul facturile si tot asa.
Cum pastram la vedere documentele importante sau lucrurile pe care trebuie sa le rezolvam urgent?
Unele acte ne sunt necesare periodic, asa ca ar trebuie pastrate la indemana pentru a nu irosi timp cautandu-le. Inainte, deci, sa incepi organizarea, ia in calcul ce anume iti trebuie in mod curent, asa incat sa le pastrezi cat mai aproape de tine.
In acest caz, un dulap amplasat chiar in vecinatatea biroului iti va fi de mare folos. De asemenea, tavitele pentru documente sunt, probabil, cele mai utile cand vine vorba despre pastrarea actelor de care trebuie sa ne ocupam urgent. Folositoare sunt si suporturile de birou cu sertare, care nu ocupa prea mult spatiu pe birou, dar care te ajuta sa ai la indemana actele de care ai nevoie mereu.
Unde depozitam actele de care nu avem nevoie tot timpul?
In orice birou exista si acte care nu sunt utilizate mereu. Acestea nu ar trebuie depozitate in vecinatatea spatiului de lucru pentru a nu da senzatia de aglomerare si incarcare. Ideal ar fi sa existe o sala speciala pentru astfel de lucruri, o arhiva. In ea, dulapurile ar trebui atent etichetate, rafturile numerotate, iar actele de acolo ar trebui si ele organizata, fie alfabetic, fie dupa un alt criteriu definitoriu – anul din care dateaza relatia contractuala, daca este vorba despre contracte, relatia dintre companii – clienti/furnizori/angajati etc.
Unde mai putem nota lucrurile importante?
Agendele, blocnotesuri, repertoarele si post-it-urile sunt indispensabile pe un birou, asa incat sa poti nota lucrurile importante si pe care nu trebuie sa le uiti. Pentru salile de sedinta, flipchart-urile si white board-urile sunt si ele de mare ajutor pentru a nota, a organiza strategii si pentru a face schema unor procese vitale pentru companie.
Ce produse folosim pentru arhivarea eficienta a documentelor?
O organizare eficienta presupune si utilizarea produselor special concepute pentru arhivare. Iata care sunt cele mai utile produse pentru arhivarea eficienta a documentelor:
- bibliorafturi
- dosare din carton
- dosare din plastic
- dosare suspendabile
- file din plastic
- cutii pentru arhivare
- containere pentru arhivare
- separatoare
- indecsi
- alonje pentru arhivare
- etichete pentru bibliorafturi
- mape si serviete din plastic
- mape din carton
Reguli pentru arhivarea eficienta a documentelor
Intr-o companie lucreaza o multime de persoane si unii angajati se pot schimba in timp. Tocmai de aceea este esential pentru bunul mers al lucrurilor sa se cunoasca regulile pentru arhivarea eficienta a documentelor. Aceste reguli sunt folosite in majoritatea companiilor si institutiilor si sunt urmate tocmai pentru ca fac organizarea si gasirea documentelor mult mai facila. Iata care sunt aceste reguli:
- Primul pas este clasarea documentelor prin gasirea unui element definitoriu dupa care sa ordonam documentele:
- numele organizaţiei emitente
- nume de persoane si functii responsabile
- data (de emitere sau de primire cu elementele: an, luna, zi, numar de inregistrare (la emitent sau destinatar)
- localitatea (emitentului sau destinatarului)
- denumirea documentului sau genul (chitanta, proces – verbal, decizie etc.)
- probleme sau subiecte
- Al doilea pas este alegerea tipului de clasificare – alfabetica sau cronologica – aici se gaseste o regula pe care sa o urmeze toata lumea – cronologica descrescatoare sau crescatoare, alfabetic in functie de initiala numelui de familie etc.
Fiecare companie ar trebui sa aiba aceste reguli clar notate pe un panou chiar in sala de arhivare, asa incat sa nu existe sincope in activitate la venirea unor angajati noi. Desigur, fiecare institutie, in functie de profilul pe care il are, poate avea reguli diferite de arhivare, insa esential este ca ele sa existe si sa fie urmate de toata lumea care are acces in arhiva.
Tu cum iti organizezi si arhivezi documentele la birou? Crezi ca organizarea iti influenteaza productivitatea?
Sursa foto: Shutterstock