Eficiența operațională este unul din factorii esențiali ai succesului afacerii tale.
Edwards Deming spune că „Dacă nu poți descrie ceea ce faci sub forma unui proces, înseamnă că nu știi ce faci.” Astfel, operațiunile eficiente pot aduce valoare afacerii tale și o pot scoate din anonimat.
Operațiunile sunt alcătuite din mai multe task-uri mai mici, iar fiecare astfel de pas individual este considerat o activitate operațională. Acestea variază în funcție de profilul afacerii, iar atunci când reușești să înțelegi fiecare activitate operațională în profunzime, poți avea o viziune de ansamblu asupra rezultatelor afacerii tale.
Manualul operațional.
Odată ce ai reușit să identifici principalele procese de business, acestea trebuie documentate într-un “manual operațional”. Documentarea proceselor facilitează înțelegerea lor pentru angajații sau membrii echipei tale.
Manualul va conține, într-un mod cât mai clar, atât descrierea pas cu pas a activităților, cât și resursele necesare pentru îndeplinirea lor, inclusiv formulare și materiale standard, scenarii, etc. În plus, manualul poate să cuprindă și documente esențiale precum politicile și procedurile interne ale companiei, structura organizațională și datele de contact ale angajaților.
Identifică cu exactitate activitățile operaționale și corelează-le unor obiective de business.
Conform principiului „ceea ce se măsoară, se rezolvă”, este vital să monitorizezi și să măsori constant performanța operațiunilor tale.
Atribuie fiecărui proces de business cel puțin un indicator de performanță și o valoare țintă. Urmărirea acestor indicatori te va ajuta să iei decizii competente și rapide în funcție de performanța proceselor.
Folosește statistici care includ performanța operațiunilor, durata de execuție a acestora, procente – acestea se numesc pe scurt KPIs (Key Performance Indicators). Pentru măsurarea rezultatelor, asociază cel puțin un KPI fiecărei activități operaționale și concentrează-ți atenția asupra KPI-urilor care aduc valoare.
Lucrul pe procese reprezintă o activitate indispensabilă pentru a asigura progresul organizației. Odată identificate, înțelese, monitorizate și măsurate, vei putea avea o viziune de ansamblu asupra eficienței operaționale a afacerii tale, precum și care activitate este mai profitabilă și care nu aduce nici un beneficiu.