Uneori, mai multe variante inseamna decizii mai greu de luat. Piata actuala ofera multiple posibiliatati, numeroase branduri si – fiecare dintre acestea – o multitudine de modele de echipamente de tiparire. Asa ca, daca ati primit sarcina de a gasi un echipament multifunctional (MFP) pentru compania dvs, probabil ca deja ati identificat o serie de optiuni si posibili furnizori. Numarul mare de marci si modele cu caracteristici si capacitati diferite complica insa dilema decizionala.

Ca atare, ramane intrebarea: cum alegi un multifunctional potrivita pentru birou? Care sunt criteriile care primeaza?

Achizitionarea unui echipament MFP poate fi o decizie majora de investitii, deci ati dori sa va alocati timp pentru a va evalua serios optiunile. In acest articol, va oferim cateva sfaturi despre cum sa alegeti cel mai bun MFP care sa raspunda nevoilor si preferintelor specifice afacerii dvs.

Ce este MFP?
O imprimanta multifunctionala sau MFP este un dispozitiv compact si multifunctional de dimensiuni variabile, care poate tipari, copia, scana documente si poate trimite fax. Ideea principala a unui MFP este sa economiseasca spatiu (si bani) indeplinind mai multe sarcini.

MFP este popular in randul companiilor cu buget, datorita costurilor reduse de achizitie si de functionare. Cu toate functiile dintr-un singur dispozitiv, nu doar economisiti la facturile de energie, ci si la consumabilele in curs. MFP este, de asemenea, usor de configurat si intretinut.

Criterii importante cand alegeti un MFP
Este important sa alegeti un MFP care se potriveste cel mai bine afacerii dvs. – unul care sa indeplineasca cerintele dvs., sa se integreze bine cu sistemele actuale si sa economisiti timp si bani pe termen lung. Iata cateva lucruri pe care trebuie sa le luati in considerare:

1. Cat de importante sunt documentele tiparite
Iata cateva dintre intrebarile care va pot ajuta sa evaluati nevoile dvs. de imprimare a afacerii:

• Obisnuiti sa tipariti documente color sau alb-negru?
• Utilizati si alte formate de hartie decat A4?
• Cat de multe documente obisnuiti sa tipariti lunar/anual?
• Ce calitate de tiparire aveti nevoie?
• Cati utilizatori aveti si care sunt cerintele de conectivitate din biroul dvs.?

Odata ce aveti o imagine mai clara a cerintelor si nevoilor de tiparire va va fi mai usor sa determinati caracteristicile si functionalitatile pe care sa le cautati la un MFP.

2. Cheltuieli de tiparire pe termen lung
Cand luati in considerare un MFP, trebuie sa va uitati la costul total al proprietatii (TCO). Aceasta include nu numai pretul de achizitie, ci si cheltuielile pe termen lung asociate cu echipamentul de tiparire, cum ar fi consumabilele, costurile de intretinere si reparatii.

In cazul echipamentelor de tiparire – simple imprimante sau multifunctionale – acest TCO este extrem de important pentru ca, in timp, acestea pot ajunge sa insumeze 2-3 ori valoarea initiala de achizitie. Daca aveti nevoie de ajutor pentru calcularea costului total de proprietate (TCO) al dispozitivelor dvs. si de sfaturi cu privire la modul de reducere semnificativa a costurilor continue pe durata de viata a imprimantelor dvs., nu ezitati sa ne contactati.

3. Impactul asupra mediului
Este imprimanta multifunctionala ecologica? Luati in considerare marcile care sprijina reducerea amprentei de carbon in productia, distributia, intretinerea si eliminarea / reciclarea dispozitivelor MFP. Pe masura ce ne intereseaza viteza si calitatea imprimarii, in mod egal ar trebui sa ne preocupe eficienta energetica. Un dispozitiv eficient din punct de vedere energetic este bun pentru mediu si, in acelasi timp, reduce costurile totale de imprimare.

Imprimantele Kyocera, de exemplu, includ tehnologia ECOSYS fara cartus, care este capabila sa imprime pana la 600.000 de pagini fara a fi nevoie sa inlocuiti tamburul de imprimare. Acest lucru se traduce printr-un cost mai mic al consumabilelor si o reducere semnificativa a deseurilor de unica folosinta.

4. Servicii de suport pentru MFP
Indiferent ce marca si model alegeti, analizati atent serviciile de asistenta incluse sau disponibile pentru dispozitivele MFP.

5. Usurinta in utilizare si integrarea cu alte aplicatii
Intr-un mediu activ de business, usurinta utilizarii echipamentelor este esentiala. Asigurati-va ca alegeti un MFP usor de utilizat. Puteti solicita un echipament demo sau o sedinta demo pentru a evalua functionalitatile, viteza si calitatea tiparirii.

De asemenea, luati in considerare nevoile companiei dvs. in ceea ce priveste conectivitatea imprimantei, cum ar fi USB, carduri de memorie, Bluetooth, integrare in retea, AirPrint sau orice alt software utilizat pentru a tipari documentele. La toate aceste cerinte de conectivitate, trebuie sa va asigurati, de asemenea, ca sunt respectate politicile de securitate a documentelor din cadrul companiei.

Un MFP trebuie sa fie usor de utilizat, capabil sa se integreze cu sistemele existente si sa asigure securitatea documentelor si a datelor.

6. Verifica opinia altor utilizatori
Ati verificat recenziile online? Atunci cand luati decizia de a cumpara un MFP, ar fi o idee buna pentru dvs. sa verificati evaluarile utilizatorilor si ale tertilor. Va veti putea face o imagine obiectiva pe baza unor recenzii impartiale.

Exista o serie de lucruri de luat in considerare atunci cand alegeti un MFP potrivit. Va sugeram sa incepeti cu intelegerea a obiceiurilor si a cerintelor actuale legate de tiparire in companiei dvs. Fiecare afacere este unica si, definind mai clar nevoile punctuale, cautarea si gasirea unui MFP va deveni o misiune mult mai simpla.

Articol preluat de pe site-ul Kyocera.